
DATUM
28 januari 2025
TEKST
Jelle van der Meulen
BEELD
Brian Mul
Ontzorgd vergaderen in luxe vergaderruimtes van Hybrid Offices
Hybrid Offices biedt vergaderruimtes waar gebruikers alles kunnen krijgen wat hun hartje begeert. “Er zijn niet veel plekken die zo’n hoge standaard aan service bieden op zo’n luxe locatie.”
DATUM
28 januari 2025
TEKST
Jelle van der Meulen
BEELD
Brian Mul
Ontzorgd vergaderen in luxe vergaderruimtes van Hybrid Offices
Hybrid Offices biedt vergaderruimtes waar gebruikers alles kunnen krijgen wat hun hartje begeert. “Er zijn niet veel plekken die zo’n hoge standaard aan service bieden op zo’n luxe locatie.”
Dat locatie van groot belang is, hoef je twee vastgoedexperts niet te vertellen. Ramon Peter de Mooy, financieel manager bij Atrium Vastgoedmanagement B.V., opent de deur van een prachtig, statig pand aan het Frederik Hendrikplein 33. Midden in het Statenkwartier, tal van horecazaken om de hoek en recht voor de deur een flink groen park. “Mooi, hè? Dit is echt een toplocatie voor Hybrid Offices.”
In het nieuwe Hybrid Offices waar zakelijke groepen een vergaderplek huren, bieden de ruimtes een neutrale locatie, ideaal voor onderhandelingen of vertrouwelijke gesprekken. Het is interessant voor mensen die een zekere ‘exclusiviteit wel appreciëren’, legt collega Niels Boek uit, algemeen directeur bij Atrium. “Door in een andere omgeving te zijn – waar ook nog wordt voorzien in al je gemakken – ontstaat een heel andere sfeer, een heel ander soort gesprek voor onderhandelingen, vergaderingen of bijeenkomsten.”
‘Hier kom je los van het werk, terwijl je aan het werk bent’
Handig wanneer je een deal wilt sluiten zonder dat iemand dat kan zien, vertelt Boek. Wanneer internationale zakenpartners of collega’s invliegen en je een hoogwaardige ruimte nodig hebt voor een comfortabel gesprek. Of als hoge bestuurders iets bespreken wat gevoelig ligt en nog niet de hele organisatie hoeft te weten. “Ideaal om dan hier even een ‘bila’ (bilateraal overleg, red.) te houden. Het Strafhof en internationale organisaties als Europol zitten hier ook in de buurt. Ik kan me voorstellen dat juristen daar weleens behoefte hebben aan een neutrale ruimte. Je kan hier loskomen van je eigen werkomgeving, terwijl je wel aan het werk bent. Ideaal ook voor expats.”
En dat in een prettige omgeving. Een ‘huiskamergevoel’, zegt Boek terwijl hij de vergaderruimte op de begane grond laat zien, waar plek is voor 21 personen. Aan de voorkant staat bij een groot scherm een ronde tafel met acht comfortabele stoelen eromheen, aan de achterkant vier zachte fauteuils. Tussenin een moderne bar, met alle dranken die je je kunt voorstellen en een wijnkoelkast om de dranken op precies de juiste temperatuur te schenken.
Coole vergaderplek
Boek opende de afgelopen jaren bij een zusterorganisatie van Atrium meerdere werk- en vergaderplekken, verspreid door het land. “Van leegstaande panden die we beheren en beveiligen, maken we coole vergaderplekken,” vertelt Boek. Bijvoorbeeld van een oude rechtbankzaal in Breda, een voormalig ziekenhuis in Den Bosch en drie panden in Rotterdam.

Met lekker weer is er ook de beschikking over een ruime, zonnige tuin.
In het Statenkwartier ontbrak het nog aan dit soort vergaderruimtes, dus ontstond het plan om daar iets speciaals neer te zetten, zegt Boek. “Dit is high-end en exclusief. Er zijn natuurlijk plekken die vergaderruimte aanbieden, of weghotels waar ook de nodige deals worden gesloten. Maar niet veel van dat soort locaties zijn zo ingericht op het bieden van comfort of kunnen dezelfde hoge standaard als wij bieden.” De Mooy voegt toe: “Boek je hier een vergaderruimte, dan word je volledig ontzorgd.”
Uitgebreid wensenlijstje
Wat mag het kosten, zo’n high-end locatie met dito service? “Dat hangt ervan af of je je eigen broodje kaas meeneemt,” knipoogt Boek. “Nee, daar komen heel veel factoren bij kijken.” Op de website kunnen potentiële gebruikers een uitgebreid wensenlijstje invullen. Van koffie en thee tot ontbijt of borrel, van meerdaags verblijf tot een afsluitend diner met een sterrenchef. “Alles kan, in feite,” zegt Boek. “Wil je dat een sterrenchef voor je komt koken, dan gaan we ons best doen dat te regelen.”
‘Door in een andere omgeving te vergaderen, ontstaat een heel andere sfeer’
Met lekker weer is er ook de beschikking over een ruime, zonnige tuin, uiteraard inclusief tafel en stoelen om te vergaderen of juist te pauzeren. Ook daar is maatwerk mogelijk, zegt Boek. “Wat de gebruiker wil, kunnen wij leveren. Je kunt het zo gek niet bedenken. Schijnt de zon lekker en wil je goede muziek erbij, dan bellen we bijvoorbeeld Tim Akkerman (voormalig zanger van Di-rect, red.) om in de tuin te komen spelen. Ons netwerk is groot genoeg om dat soort zaken te kunnen aanbieden.”
Faciliteren
Het team van Hybrid Offices is voortdurend bezig met alles achter de schermen soepel te laten verlopen: van het selecteren van de juiste leveranciers – bijvoorbeeld voor media-apparatuur – tot het contact leggen met restaurants en andere bedrijven in de buurt. Boek: “Wij werken het liefst samen met lokale partijen, omdat we het belangrijk vinden om elkaar in de buurt te ondersteunen en zo elkaars netwerk te versterken.”
Voor elke boeking wordt een draaiboek op maat gemaakt, dat telkens anders is. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld aangeven wanneer ze liever niet gestoord willen worden door facilitair personeel, zoals een gastvrouw of gastheer. Wat altijd vaststaat, is dat er iemand beschikbaar is om direct aanpassingen of verzoeken te regelen, vertelt Boek. “Hoe goed je het ook plant,” hij knipt met zijn vingers, “er zijn altijd onverwachte veranderingen. Daar spelen we moeiteloos op in. We doen dit al sinds de jaren negentig en kennen de markt door en door.”

Ramon Peter de Mooy, financieel manager bij Atrium: ‘Boek je een vergaderruimte bij Hybrid Offices, dan word je volledig ontzorgd.’
De Mooy gaat voor naar boven, waar nog eens twee ruime kamers zijn. Heel handig om meerdere hoogstaande ruimtes tot je beschikking te hebben, meent De Mooy. “Je komt binnen en wordt verzorgd met goede koffie, om daarna op te splitsen en in groepen te verdelen over de verschillende luxe ruimtes. Voor de lunch komt iedereen beneden weer samen. Aan het einde van de middag zijn de sessies voorbij en drink je met z’n allen een borrel. Dat is heel fijn werken.” Hij kijkt even uit over het park. “En moet je dat uitzicht zien. Dit wordt fantastisch.”